Certificate of Incumbency

Содержание

Certificate of Incumbency, сертификат о полномочиях и сертификат должностного лица — это названия одного и того же документа. В статье разберем подробнее, что представляет собой эта бумага и в каких случаях он может быть полезна.

Incumbency Certificate: что это

Основная информация

Certificate of Incumbency — это сертификат, чья основная цель состоит в том, чтобы подтвердить личности лиц, уполномоченных подписывать документы от имени компании. Его оформляет только тот агент, через которого регистрировалась фирма. Свидетельство о полномочиях (таким может быть перевод incumbency certificate) содержит сведения об акционерах организации и ее должностных лицах.

При этом можно выбрать сведения, которые включать в справку о полномочиях. Например, можно указать только информацию о директорах (текущих или всех, кто когда-либо занимал эту должность), либо только о секретарях, либо только об акционерах компании, либо составить различные комбинации данных.

Certificate of Incumbency и свидетельства, содержащие аналогичные сведения и выпускаемые государственными регистрационными органами, не имеют срока действия. Их могут запрашивать банки, обслуживающие компанию, либо ее контрагенты с определенной периодичностью.

Содержание документа

Incumbency Certificate иногда называют расширенной выпиской их торгового реестра. Это недалеко от истины, однако справка о должностных лицах содержит более подробную информацию, чем выписка.

Сам документ стандартизирован, но у него отсутствует единый жесткий формат, которого бы придерживались все регистрационные агенты и который бы подходил абсолютно во всех случаях.

Поскольку мы помним, что основная задача, которую решает Certificate of Incumbency, — это подтверждение полномочий должностных лиц, то неудивительно, что данные в нем отвечают именно на этот запрос. Из сертификата можно узнать:

базовые регистрационные данные;
историю ключевых изменений;
данные об основателях и директорах компании;
состав высшего руководства компании;
информацию о главном бухгалтере и секретаре;
сведения о других лицах, занимающих значимые позиции в компании.

Эти пункты вариативны, любой из них можно исключить из сертификата полномочий. Однако есть ряд требований, которые невозможно обойти. Документ обязан содержать следующие сведения:

информацию о регистрационном агенте и о директоре фирмы;
базовые данные о компании;
дату составления документа.

Важно! Не стоит путать сертификат должностного лица и сертификат юридического лица. Оба документа выпускаются для юрлиц, но второй нужен для государственной регистрации ЮЛ в программе подготовки документов для государственной регистрации («ППДГР») и сервисе сайта ФНС России «Государственная онлайн-регистрация бизнеса».

Получение сертификата должностного лица

После того, как мы разобрались с тем, что это такое — Incumbency Certificate, — можно узнать побольше о процедуре его оформления.

Для получения сертификата должностного лица необходимо предпринять ряд шагов:

найти своего регистрационного агента;
связаться с ним и запросить сертификат;
дождаться изготовления документа — обычно на это уходит от 5 до 15 дней, однако иногда срок может быть увеличен.

Также сертификат о полномочиях следует нотариально заверить, а при необходимости пройти процедуру апостилирования.

Важно! Документ обычно изготавливают на английском или языке той страны, где зарегистрирована компания. Так, например, Certificate of Incumbency Cyprus будет или на греческом, или на турецком — одном из официальных языков Кипра. А вот на русском сертификат выдают крайне редко. При необходимости его можно перевести, но перевод обязан быть нотариальным (судебным). Лучше всего уточнить язык документа заранее.

Справка о полномочиях: кому необходима

Случаев, когда может потребоваться Incumbency Certificate, довольно много. К наиболее распространенным можно отнести:

открытие корпоративного счета и получение любой другой банковской услуги;
открытие иностранного филиала;
участие в сделках;
переезд компании из одной юрисдикции в другую;
регистрацию акционеров;
проверку заявленных должностей директоров или должностных лиц в компании;
подготовку налоговой и другой отчетной документации;
подтверждение права подписи уполномоченного лица;
необходимость подтвердить актуальное состояние юридического лица.

Также генеральный директор компании или ИП может уполномочить штатного сотрудника или контрагента представлять интересы компании в суде, вести переговоры или заключать сделки. В любом из этих случаев сертификат должностного лица будет необходим.